Létszám: 150
Rendezvény: Gála vacsora, rooftop party, daytime brunch
Április végén egy igazán különleges, háromnapos luxusrendezvény-sorozat megszervezésére kaptunk megbízást indiai ügyfelünktől Budapesten. Már az első pillanatban tudtuk, hogy ez a projekt rendkívüli lesz: a magas elvárások, a komplex programstruktúra és a rendelkezésre álló prémium költségvetés lehetővé tette, hogy valóban high-end eseményeket hozzunk létre a főváros legikonikusabb helyszínein.
A megkeresés last-minute érkezett, ráadásul a lebonyolítás teljes koordinációját érintette, így a projekt igazi nemzetközi csapatmunkává vált. Az ügyfél szervezőcsapata, az indiai partnerirodák és a magyarországi szervezői stáb szoros együttműködésben dolgozott azon, hogy az elképzelések valósággá váljanak. A mi oldalunkról tízfős csapat vett részt a lebonyolításban négy teljes napon keresztül, miközben az előkészítés és az utómunkák együtt több száz munkaórát igényeltek, gyakorlatilag non-stop online és/vagy személyes jelenlétet követelve.
Az eseménysorozat első állomása a Gödöllői Királyi Kastély volt, ahol egy lenyűgöző ültetett gálavacsorát szerveztünk. Az est koncepciója a Rómeó és Júlia álarcosbál inspirációjára épült: a vörös különböző árnyalatai uralták a látványvilágot, drámai fényekkel és gazdag dekorációval kiegészítve. A vacsorát egy immerzív színházi show kísérte, amely teljesen bevonta a vendégeket az este atmoszférájába, és valódi élménnyé emelte a programot. Számunkra egy igazán érdekes és új tapasztalás volt együttműködni az olasz szervező stábbal, akik a színház programot megvalósították.
A második nap egy elegáns, mégis kötetlen brunch-csal folytatódott a Párisi Udvar Hotel Budapest ikonikus éttermében. A cél egy könnyed nappali esemény megteremtése volt, amely méltó módon illeszkedik a helyszín különleges miliőjéhez. Az interaktív folklórprogramok hatalmas sikert arattak a nemzetközi vendégek körében, a hangulat pedig egész délelőtt rendkívül felszabadult és energikus maradt. A gazdag vegetáriánus büfé és az elegáns dekoráció harmonikusan egészítette ki az esemény karakterét.
Az este helyszíne a Halászbástya volt, ahol Budapest egyik leglátványosabb panorámájával körülvéve egy valódi kozmopolita partit valósítottunk meg. Az ügyfél a teljes Halászbástyát kibérelte, a vendégeket pedig a teraszon welcome fogadás, sushi bár és látványos food bar installációk fogadták. Az este során az épület minden szeglete megtelt élettel: gazdag büféasztalok, különböző koktélbárok és látványelemek tették igazán dinamikussá az eseményt, amely hajnalig tartó bulival zárult egy neves indiai DJ közreműködésével.
A harmadik nap daytime programjaként egy kellemes dunai hajókirándulást szerveztünk a Roude Leiw fedélzetén. A verőfényes napsütés, a könnyed dekoráció és a gazdag vegetáriánus büfé tökéletes hangulatot adott ennek a nappali programnak.
Az eseménysorozat grandiózus fináléja a W Budapest falai között valósult meg. A „Surreal Ball” koncepció a káosz és az esztétikum különleges találkozására épült: színes installációk, próbababák, extravagáns látványelemek, fény effektek és show-produkciók alkották az este egyedi vizuális világát. A látványos welcome fogadás, a prémium finger food kínálat és a rendkívül gazdag büfé méltó lezárása volt a háromnapos élménynek.
A teljes rendezvénysorozat logisztikai koordinációját is cégünk végezte. A reptéri VIP transzferektől kezdve a helyszínek közötti kisbuszos és buszos szállításokig minden utazási megoldást mi szerveztünk és koordináltunk az indiai partnerirodákkal együttműködésben. (Külön partner iroda állt rendelkezése hospitality és event kérdések kapcsán.) Mindez nem csak szakmai kihívás volt, de mérföldkő is. Nemcsak a rendezvény mérete és komplexitása miatt, hanem azért is, mert a rendkívül szoros határidők mellett tökéletesen megmutatta, milyen eredmény születhet akkor, amikor kreativitás, precíz szervezés és nemzetközi csapatmunka találkozik. Rengeteget dolgoztunk rajta, nagyon keveset aludtunk, de az eredmény magáért beszél.
Hisszük, hogy az ilyen nemzetközi együttműködés megvalósulása Budapesten és ami személyes, ebből merített tapasztalataink új lendületet és perspektívát adhatnak, illetve magasabb szintre tudják emelni a jövőbeli rendezvényeinket. Budapest ott van a nemzetközi térképen és mi pedig itt vagyunk, ha szakmai partnerre van szükség a szervezésben és a lebonyolításban.
Fotók: Tarnavölgyi Zoltán. Dekoráció: Blush Wedding Decor. Partnerünk a lebonyolításban: Benya Eszter
